Impressão Segura – Proteja dados sensíveis na hora de imprimir documentos e minimize custos

Por: Rodrigo Gutler, gerente regional de vendas da Unidade de Negócios de Extended Access Technologies da HID Global.

A impressão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa e se não for adequadamente gerenciado, pode representar perda de lucro e possibilidade de acesso aos dados e informações sensíveis.

De acordo com a empresa de consultoria Gartner, as despesas de impressão representam entre 1 e 3% do orçamento da maioria das empresas. Isso significa que uma empresa com um orçamente de 10 milhões de dólares, gastaria por ano entre US$ 100 e US$ 300 mil na produção de documentos. Na maioria dos casos, estes custos estão relacionados aos equipamentos de impressão, ao manuseio e insumos.

Um estudo do IDC, registrado pelo portal Finanzas, no que tange à manutenção das impressões, constatou que um funcionário gasta muito tempo nas tarefas de impressão de documentos. Essas atividades respondem anualmente por 20% de sua produtividade, equivalendo a quase dois meses de trabalho.

Subsiste na maioria das empresas, o processo tradicional de impressão, no qual vários usuários utilizam um único computador para realizar impressões, permitindo que documentos possam ser retirados horas depois. Esse método, ao longo do tempo acarreta prejuízos financeiros, pois proporciona que a impressão não seja identificada, rastreada e quantificada, além do que facilita o acesso aos dados sigilosos.

A otimização de um ambiente de impressão profissional pode representar um grande desafio, especialmente para grandes empresas, mas com a tecnologia adequada os resultados são promissores.

Gerenciamento é a solução

Além do custo por trás de cada operação de impressão, nota-se que muitas vezes documentos impressos ficam depositados no próprio equipamento, situação que facilita a visualização de dados sensíveis. O risco de que algo venha a ser visualizado, sem ser permitido é real. Portanto, a supervisão e o gerenciamento dessa operação são muito importantes, tanto para minimizar custos quanto para a proteção de dados confidenciais.

O processo de otimização consiste na implementação de um sistema que permite controlar, administrar e gerenciar com segurança, o uso e os custos da impressão de documentos.

Ademais, com a inserção da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) em nosso ordenamento jurídico, é premente que as empresas garantam suporte com tecnologias avançadas aos setores gerenciais e de supervisão para diminuir os impactos de uma possível deflagração de dados.

Como funciona o sistema de gerenciamento de impressão que garanta redução de custos e acesso aos dados sensíveis?

1 – O usuário envia a solicitação de impressão de sua estação ou dispositivo móvel que será transmitida a um servidor central;

2 - Uma vez efetuada a autenticação com o cartão corporativo na impressora ou multifuncional, a solicitação é encaminhada do servidor ao computador e a impressão é realizada;

3 - As impressões só são autorizadas com a presença física do usuário que as requisitou, (este processo evita que documentos sejam “esquecidos” nos equipamentos).

4 - Neste contexto os documentos são: quantificados, rastreados e identificados.

Desse modo, a impressão segura torna-se realmente eficaz, posto que os documentos são impressos somente após um funcionário apresentar sua credencial. Esse procedimento reduz desperdício de material e insumos, garantindo inclusive que apenas a pessoa autorizada possa visualizar a informação contida nos documentos.

É possível atingir este nível de gerenciamento e ter acesso aos benefícios mencionados, através de leitores de credenciais NFC ou biométricos. Estes dispositivos podem ser integrados em impressoras ou multifuncionais, independentemente da marca, através de uma conexão USB. Com ambas tecnologias, é possível implementar múltiplos fatores de autenticação e aplicá-los conforme as necessidades de segurança da empresa. Assim, o processo de impressão de documentos se tornará seguro e conivente.

Tecnologia comprovada na América Latina

Um grande banco no Chile já utiliza essa tecnologia com as leitoras NFC HID OMNIKEY 5427 integradas aos seus equipamentos de impressão.

Este novo processo de autenticação nas impressoras do banco, proporcionou uma experiência bastante positiva que possibilitou a redução de 20% no volume de impressões.

A implementação da solução de impressão segura resultou em cada uma das agências do banco, benefício para quase 14.000 usuários, consequentemente agregou à organização um cenário bastante significativo e positivo, pois reduziu as necessidades gerais de impressão, aumentou o controle sobre os suprimentos (papel, tinta, etc.), garantiu acesso somente aos usuários autorizados, portanto maior confidencialidade dos documentos, redução no consumo de energia e custos relacionados a trabalhos de impressão duplicados.