Conheça as dicas e estratégias para o sucesso das reuniões híbridas

As reuniões híbridas são o novo normal - e aqui estão quatro dicas para tornar as suas reuniões muito bem sucedidas.

No mundo pós-pandêmico, o trabalho híbrido se tornou a norma. Como resultado, as empresas tiveram que se adaptar a novas formas de trabalhar e gerenciar equipes remotas. Elas tiveram que investir nas últimas tecnologias para facilitar as reuniões virtuais e garantir que as equipes remotas possam permanecer conectadas. Elas também tiveram que ajustar suas políticas e procedimentos para acomodar o trabalho híbrido e garantir que todos possam colaborar efetivamente. Para fazer isto, os diferentes parceiros têm que trabalhar duro para garantir que os participantes remotos estejam tão envolvidos e façam parte da reunião quanto aqueles que estão fisicamente presentes.

"Tive a sorte de poder trabalhar remotamente em tempo integral por mais de 20 anos", diz Brien Posey, vice-presidente de Pesquisa e Desenvolvimento da Relevant Technologies. Em um artigo para o IT Pro Today, Posey explica como os participantes de reuniões remotas podem muitas vezes se sentir isolados e esquecidos. "Não posso contar o número de vezes que saí destas reuniões sentindo que poderia muito bem não ter sequer me conectado".

Para ajudar a combater isso, Posey oferece quatro melhores práticas para empresas com reuniões de equipe em ambientes híbridos.

1. Encoraje as câmeras, mas não as exija

As câmeras são importantes para garantir que todos possam participar de reuniões híbridas. Os participantes presenciais tendem a esquecer os participantes remotos se não puderem vê-los. Ter as câmeras instaladas ajuda a diminuir a distância física entre os participantes, criando uma experiência de reunião mais unificada. Também permite que as pessoas façam contato visual, o que é crucial para uma comunicação eficaz.

Entretanto, uma política obrigatória de câmeras pode fazer mais mal do que bem. Se não for devidamente aplicada, ela pode deixar os participantes desconfortáveis e interromper o fluxo natural da comunicação. Ninguém deve se sentir obrigado a aparecer nas câmeras. Deve ser dada prioridade ao respeito aos limites e níveis de conforto de cada pessoa, mesmo que isso signifique renunciar a todas as vantagens de uma política de câmeras.

2. Repense a configuração de uma única câmera para grandes salas de conferência

Nas salas de conferência, uma única câmera é freqüentemente usada para capturar toda a área. Embora isto possa ser econômico, existem soluções melhores do que esta, pois limita os participantes da reunião ao ponto de vista da câmera e reduz a interatividade da conferência, especialmente em grandes espaços de conferência. Os participantes conectados a partir de locais remotos podem precisar de ajuda para identificar qual participante pessoalmente está falando em um determinado momento. Também pode ser difícil ler a linguagem corporal e expressões faciais se a câmera da sala de conferência estiver muito longe da pessoa que está falando. Isto pode tornar difícil para os participantes remotos avaliar com precisão o tom da conversa e o nível de concordância entre participantes cara-a-cara, criando uma barreira para uma comunicação eficaz.

Ter os participantes pessoalmente ligados as câmeras permite que os assistentes remotos tenham uma melhor noção do ambiente geral, facilitando a interpretação da conversa com mais precisão. Também os ajuda a avaliar mais precisamente o tom da conversa e medir o nível de concordância ou desacordo entre os participantes cara-a-cara.

3. Mova as Discussões Paralelas para o Chat

Limite as discussões paralelas presenciais para manter os participantes remotos engajados.

As discussões paralelas em salas de conferência são quase impossíveis de serem ouvidas pelos participantes remotos. Às vezes isso pode ser bom, mas se uma discussão paralela adiciona valor ao tópico da conversa, ela deve acontecer em um chat online em vez de verbalmente.

4. Mostre aos Participantes Remotos que Eles Importam

Por fim, os organizadores da reunião podem fazer pequenas coisas para mostrar que valorizam a participação dos participantes remotos.

Por exemplo, no início da reunião, você pode dar as boas-vindas e apresentar aqueles que estão participando remotamente. Da mesma forma, você pode verificar periodicamente com os participantes remotos se o áudio e o vídeo da reunião estão funcionando bem. Essas simples verificações também podem servir para lembrar os participantes presenciais dos participantes remotos.